Informationshantering

Dagens ingenjörer har massvis med information att hantera och söka efter. Tekniken blir mer och mer komplicerad, att kunna allting med mänsklig hjärnkraft är inte optimalt. Verksamheten blir sårbar när medarbetare har informationen i huvudet, och bär den med sig hem. Dessutom behöver den finnas tillgänglig för andra medarbetare.

Informationens struktur omfattar också relationer mellan olika informationsmängder, och versionskontroll, så att rätt och godkänd information visas vid sökning. Hela hanteringen måste vara stringent med säkra och robusta systemlösningar, manuell hantering är omöjlig om man vill optimera organisationens verksamhet.

Vårt mål är att den information som behövs för er verksamhet ska vara tillgänglig vid rätt tidpunkt, i önskat utförande och med rätt innehåll. Med digital teknik samt ordning och reda är detta möjligt.

Dokumenthantering blir informationshantering

Traditionell dokumenthantering som varit vårt signum sedan 1996. Numera inte enbart dokument, utan också strukturerad information, exempelvis utrymmes- eller utrustningsegenskaper. Inte bara dokumenthantering utan också det lite mer omfattande ordet informationshantering, eller Content Management som den internationella termen lyder.

Dokumenten utgör organisationens minne och är strategiskt viktiga att hålla god ordning på. Inte bara när de är arkiverade utan framförallt när det skapas och revideras. Högst aktuellt och fortfarande relativt dålig ordning inom de flesta organisationer. Alla skapar filer, men allting blir inte dokument som är lämpliga att spara och sprida inom verksamheten. Istället fylls alla hårddiskar med filer, som ingen till slut har någon kontroll över.  Och organisationen går miste om möjligheten till god ordning på strategisk information!

Exempel på kundlösningar

Våra kunder finns i alla branscher med behov att investera i en effektiv lösning för optimal informationshantering. Se några exempel nedan:

Mer om informationshantering

Med dagens teknik kan antalet sökfält minskas och anpassas till de aktuella behoven hos varje roll. Precis som tidigare måste traditionell registrering av sökinformation kombineras både med fri ”taggning” och möjlighet att göra rena fritextsökningar. Med hjälp av snabba och effektiva sökalgoritmer ökas träffsäkerheten betydligt. Och detta tillsammans med våra funktioner avsedda för snabb förhandsvisning av dokumentens innehåll, öppnas helt nya vägar att få tillgång till informationen när den behövs. Läs mer…

Utrustningar & Komponenter

Fysiska saker som hanteras inom en teknisk verksamhet, exempelvis utrustningar med alla ingående komponenter. Dessa kan beskrivas efter internationella ingenjörsstandarder enligt en typisk namnstruktur, och förses med valfria egenskapsfält, som kan variera beroende av typ och produkt. Läs mer…

Byggnadsverk & Utrymmen

Att hantera fysiska saker som byggnader och dess tillhörande utrymmen kan göras med ritningen som grund. Enklare att skaffa överblick för kontroll och vidareutveckling. Visa på ritningen hur ett hyreskontrakt utbreder sig, eller hur verksamhetens disposition av de olika utrymmena ser ut. Läs mer…

Kontroll över vem som kan se och göra vad

All information lagras i en databas, även filerna, och fördelen med detta är att det blir möjligt att hålla ordentlig kontroll över hur tillgången till informationen skall fördelas. Genom att utnyttja olika användargrupper och roller i kombination med hur informationen grupperas, kan detta kontrolleras och styras. Ett bra exempel är just att endast granskad och godkänd information används i det dagliga arbetet, medan pågående revideringar endast visas för de som är berörda. Läs mer…

Kontroll av nya och reviderade versioner

Nya och reviderade dokument skall granskas av lämpliga medarbetare. Det kan göras i flera steg, av olika kompetenser, exempelvis mekanik, el, bygg och slutligen en legal uppföljning och kontroll. Därefter kan den reviderade versionen godkännas som en ny revision av exempelvis ett visst dokument. Läs mer…

Arbets- & godkännandeflöden

Kontrollera förändringar av informationen med arbetsflöden är betydligt mer effektivt än att försöka göra det manuellt. Bygg färdiga arbetsflöden som kan kopplas på vid behov, efter omfattning och prioriteter. Men säkra att informationen inte brister i kvalitet på grund av mänskliga misstag. Läs mer…

Ärende & ändringshantering

Håll kontroll på när och vad informationen ändras genom att skapa ett ärende som styr och dokumenterar händelserna i tiden. All förändring skall dessutom föregås av ändringsorder, som bestämmer omfattning och budget. Läs mer…

Publicera information via leveransrapporter

En stor del av arbetet med förädling och hantering av information, är att kunna distribuera den till andra instanser och användare. Det är viktigt att både översända rätt information och i rätt omfattning, samt att kunna skapa spårbarhet vad, när och till vem detta gjordes. Med Trix-produkterna går det att skapa leveransrapporter digitalt, som sparas i systemet för spårbarhetens skull. Läs mer…

Projekthantering via portal

De stora förändringarna av informationen skall styras i projektform, med egen organisation och budget. Och då skall den aktuella delmängden av informationen checkas ut från förvaltningssystemen så att förändringen inte stör pågående drift. Kvalitetskontrollen underlättas också när det endast är en delmängd av informationen  som skall återlämnas i reviderad form. Läs mer…